Come faccio a essere sicuro che mentre parlo, gli altri ascoltino e non facciano altro? …Tipo mettersi lo smalto 💅 o controllare il cellulare📱

Nelle riunioni, così come nel laboratori che organizzo dai miei clienti, ci sono sempre molte persone coinvolte, a volte anche più reparti di un’azienda che si fermano per lavorare insieme sul tema scelto. La cosa più importante è quindi che il TEMPO di tutti sia sfruttato in maniera UTILE.

Non sto qui a ripetere che ci vuole un obiettivo e un’agenda condivisa, perché questo ormai lo sappiamo, ma ci sono altre 3 attività chiave da fare in 5 minuti prima di iniziare un incontro, che ci possono aiutare:

🎯 Questo incontro mi sarà stato utile se…
Chiedere ai partecipanti cosa vogliono portarsi a casa nel tempo che investiranno in questa attività, non solo ingaggia le persone coinvolgendole subito ad attivarsi e sentirsi parte di un gruppo, ma da anche la possibilità a chi deve svolgere quell’incontro di captare necessità o temi che magari non aveva considerato e di cui deve tener conto.

🚗 Parcheggio delle domande
“Non invitiamo X perché parla troppo e ci porterà fuori strada”. Ma se questa persona è coinvolta nell’argomento che tratteremo, non possiamo esimerci dall’invitarla. Qui però ci viene in contro il turno di parola scandito da un oggetto qualsiasi che sceglieremo (ne ho parlato in uno dei miei post di marzo) e il parcheggio delle domande. Se ci sono argomenti, domande o riflessioni che esulano dall’argomento trattato, le persone sono libere di scriverle in un post-it, per tenere traccia di questa cosa e affrontarle in un altro momento, evitando così di portare il gruppo fuori focus.

🤝 Principi e regole
In qualsiasi attività che vede coinvolte più persone, è importante che ci siano dei principi guida e delle regole (poche ma chiare) che aiutino lo svolgimento del lavoro da fare insieme. Alcune possono essere stabilite in anticipo da chi guiderà il gruppo, altre possono essere aggiunte dal gruppo stesso prima di iniziare.